Нашият сертификационен процес

Докато съответствието е важна част от услугите на LRQA, нашата уникална методика превръща одита в силен управленски инструмент за подобряване и защита на резултатите. Разбирайки какво е най-важно за вашата организация, ние ви помагаме да подобрите едновременно системата си за управление и бизнеса си.

Нашият подход позволява одитите да бъдат съобразени в зависимост от това колко добре Вашата система управлява и намалява оперативните рискове във всеки аспект (т.е. качество, околна среда и безопасност) като в същото време осигурява пълно съответствие  с изискванията на избрания стандарт или схема. 

"Подходът на LRQA, помогна на Шенкер, Малайзия да се убедим, че ще продължаваме и по-нататък да повишаваме сигурността на веригата на доставки и по този начин да предпазим интересите на фирмата и да повишим доверието на нашите клиенти, когато работят с нас."

Wolfgang Laabs, Управителен директор, DB Шенкер Лоджистикс, Малайзия

Уникалният подход на LRQA се основава на три колони, методика основана на риска, тематични надзорни визити и непрекъснато подобрение, което добавя стойност към традиционния одит и сертификация. 

Ние оценяваме Вашата система за управление, използвайки гап анализ, където е подходящо, за да се осигури, че тя отговаря на изискванията на стандартите, схемата или критериите на оценка. За сте сигурни, че получавате максимума от Вашата оценка, ние ще ви посетим два пъти преди да препоръчаме одобрение/сертификация. 

Има 3 етапа в нашия одитен процес

Етап 1: Установяване на фактите

Преди да извършим оценката, ние трябва да разберем дали сте готови. Правим това на нашата първа визита. Обикновено извършваме Етап 1 на място. 

Извършване на Етап 1 - визита

По време на визитата ние ще: 

  • оценим обекта и специфичните условия във Вашата организация
  • дискутираме с представители на Вашата организация колко сте  подготвени за втората визита
  • видим колко добре разбирате изискванията на стандарта и доколко сте ги изпълнили 
  • съберем информация за обхвата на Вашата система за управление, процесите и обектите/офисите на Вашата организация и съответните нормативни, законови и други изисквания. Например те могат да включват аспекти по околната среда или законови изисквания по отношение дейностите на Вашата организация и рисковете свързани с тях 
  • договорим подробности за втората визита и какви ресурси на LRQA ще са необходими за нея
  • се опитаме да разберем Вашата система за управление и дейностите, така че да знаем върху какво да се фокусирам при планирането на втората визита 
  • видим как Вашата организация планира и извършва вътрешни одити и преглед от ръководството 
  • проверим дали нивото на внедряване на системата за управление е на достатъчно високо ниво за да позволи извършването на визитата за Етап 2

Докладване

Ние ще документираме резултатите от тази визита и ще ги съобщим преди одиторския екип да си тръгне. Ще ви кажем, ако има някакви области за притеснение, които биха представлявали несъответствия по време на етап 2. Времето между двете визити зависи от това колко време ще ви е необходимо да се справите с тези проблемни области. 

Етап 2: Оценка

Сега вече сте готови за Вашия първоначален одит. Тази визита ще се извърши на място при Вас. Нейната цел е да се оцени внедряването и ефективността на Вашата система за управление. Ние ще съберем доказателства, че системата за управление отговаря на стандарта и други сертификционни изисквания. 

Извършване на Етап 2 - Визитата, Първоначален одит

По време на тази визита одиторският екип ще оцени достатъчно примери (извадка) от дейностите на Вашата организация за да може да вземе решение за степента на внедряване и ефективност на системата за управление.  Ние ще разговаряме с персонала, включително висшето ръководство и оперативния персонал, така че да сме сигурни, че системата е внедрена и разбрана в цяла организация. 

Одиторският екип ще анализира цялата информация и събраните доказателства по време и на двете визити и ще реши дали всички сертификационни изисквания са постигнати и дали има някакви несъответствия. Екипът може да предложи възможности за подобрение въз основа на опита си. 

Ще проверим Вашата система за управление по отношение най-малко на следните аспекти:  

  • информация у доказателства за съответствие с всички изисквания на стандарта
  • мониторинг на резултатите, измерване, докладване и преглед на ключовите цели и задачи
  • взшата система за управление и резултатите по отношение на спазването на нормативните изисквания
  • оперативен контрол
  • вътрешни одити и преглед от ръководството
  • отговорност на ръководството по отношение на Вашите организационни политики 
  • връзки между изискванията на стандарта (тите), политика, резултати по целите, приложими нормативни и законови изисквания, отговорности, компетентност на персонала, дейности, процедури, оперативни данни и резултати от вътрешни одити. 

Докладване

Когато приключи визитата за Етап 2, одиторският екип ще запише констатациите си в доклад. Този доклад ще отразява резултатите от оценката, ако има области за подобрение и идентифицирани и съгласувани несъответствия. По принцип докладът ще ви бъде предоставен преди екипът да напусне Вашата организация. 

Етап 3: Тематични надзорни визити

За да се уверим, че Вашата система за управление все още работи ефективно, както и за проследяване на напредъка, който е постигнат след последната ни визита ще се извършват посещения на редовни интервали.

Целта на надзорните визити е да потвърди, че одобрената система за управление продължава да: 

  • се поддържа
  • функционира
  • доставя непрекъснато подобрение.

Контакт преди визитата

За клиенти, които…

a) Не са запознати с този подход: Одиторът ще обсъди новия подход и как най-добре ще се приложи той към Вашата организация, също така ще договори среща за разговор с висшето ръководство по време на срещата за откриване. 

b) Вече познават този подход: Одиторът ще потвърди дали избраната тема на предишната визита е все още актуална и че съответните лица ще бъдат на разположение. Може да се договорят промени в темата, ако това е необходимо. 

Ако визитата е за планиране на подновяването на сертификацията одиторът ще представи принципите на преглед на миналите периоди, сегашното развитие и планиране..

Провеждане на разговор с висшето ръководство

Одиторът ще…

  • представи какво по-различно прави LRQA на тази визита и защо.
  • установи важните за Вас и Вашите клиенти въпроси  и ще подбере тема за визитата.
  • установи къде може да се използва системата като инструмент за подобряване на резултатите по отношение на тези въпроси.
  • ще изслуша Вашето мнение за избраната тема и ще го има предвид по време на одита.
  • обсъди Вашите фирмени цели и идентифицира възможности за бъдещи теми за визитите. 

План на визитата

В рамките на договорената тема на тази визита (или за бъдещите визити) одиторът ще определи кои отдели, процеси и системи имат отношение към темата и ще бъдат преверени: 

Теамата + хората, процесите, контролите и системите, които ще се одитират = План за визитата

Гъвкавост на бъдещите планове - плановете за предстоящите визити са гъвкави. При промяна на обстоятелствата, като например сериозни рекламации от клиенти или нарушения на нормативни изисквания, LRQA може да промени темата на визитата или да предложи нова такава за да се адресират текущите проблеми.

Извършване на визитата

По време на визитата одиторът ще: 

  • провери темата в планираните области. Одиторът може да проследи информация в други отдели или процеси, които не са планирани, но са съществени за задълбочената оценка по темата.
  • използва оценката на планираните области, за да потвърди, че контролите на системата са въведени и се използват ефективно.
  • определите дали използвате системата за управление, за да управлявате и / или подобрявате на аспектите, свързани с идентифицираната тема.
  • Доклад с евентуалните слабости на системата или нейната ефективност и да предложи евентуални подобрения за обсъждане. 

Докладване на визитата - Доклад от одит

Докладът от одита, който ще получите след приключване на визитата:

  • Съдържа обобщение на обсъжданите въпроси с висшето ръководство
  • Запис за прогреса на дългосрочни проекти а подобрение
  • Запис на проверената информация и доказателства, заедно с оценка и заключения
  • Запис на констатациите
  • Запис на общата оценка за ефективността на системата за управление по отношение на темата и съответствие с изискванията на стандартите на оценка 
  • Идентифициране на теми и области за следващата визита
  • Обратна информация за висшето ръководство 

По време на срещата за закриване одиторът ще:

  • Представи констатациите и заключенията си 
  • Обърне внимание къде системата за управление ви помага в решаването на проблемите, обект на темата и спомага за подобрения
  • Посочи слабости в системата, ако има такива, по отношение на темата и ще обясни тяхното негативно влияние по отношение на бизнеса.

Процесът на одити на LRQA